对晋升选拔个案的意见

公务员的晋升以合适者和有能者得之为原则。品格、才干、经验，以及任何所需具备的必要资历，是评估人员是否适合担任较高职级的职务的基础。公务员要获得晋升，必须靠自己的能力赚取得来。晋升不是既有的权利，也不是对长期服务者的奖励，而是肯定获选人员有能力履行较高职级职务的要求。委员会协助政府确保获晋升的人员具备出色的才干和潜质，并且在各方面均适合晋升。无容置疑，甄选过程必须稳妥客观，而所有合资格人员的晋升资格都能得到充分和公平的考虑。

二零一九年，委员会继续以严谨审慎的态度审视晋升选拔建议。我们必须严谨审慎，确保晋升选拔工作程序妥当，并完全遵守《公务员事务规例》及有关晋升选拔的规则和程序。年内，委员会欣见各局 / 部门在遵行有关规定方面，都能维持高水平的表现。然而，部分个案仍有改善空间。我们已把观察所得和意见告知有关的局 / 部门，并选取一些值得留意的个案作出说明，也藉此提醒各局 / 部门多加注意。

为了让合适而又有能力的人员发挥潜能，履行更高职位的职责，为市民服务，各局 / 部门应善用所有职位空缺，让优秀的人员尽早获得晋升。《聘任工作指引》第 3.5(a) 及3.42 段载述在进行晋升选拔工作时如何厘定晋升和署任职位空缺数目，以及晋升生效日期的一般原则和方法。当前评核周期内预计出现的空缺应计算作晋升职位空缺。除当前评核周期的空缺外，各局 / 部门亦应确定在下一个评核周期的首六个月内出现的空缺数目，以便能预先计划如何填补有关空缺 (例如透过长期署理职位以方便行政¹⁵ 或短期署理职位以作填补)。倘若在编制以外或有时限职位的开设期届满前会有足够的常额编制职位空缺吸纳有关的晋升者，则该等编制以外或有时限职位亦应计算作晋升职位空缺。

年内，委员会发现在多宗个案中，有关的局 / 部门对于计算职位空缺数目的一般规定，理解过于狭隘，对厘定适当的晋升生效日期也有些混淆。在一个部门进行的两项晋升选拔工作中，晋升选拔委员会建议待高一级的职位空缺按实任方式填补后，才填补较低职级的相应空缺¹⁶。晋升选拔委员会忽略了计算空缺数目的原则，是应以整个职系而非个别职级计算，除非员额确切有机会超出编制，否则较低职级的相应空缺亦可计算在内。如实施晋升选拔委员会上述建议，会令获推荐晋升的人员作不必要的等待，亦因此延迟获得晋升。在另一宗个案中，部门在等待委员会就晋升选拔委员会的建议给予意见期间，决定任命一名获推荐晋升的人员署任现有空缺，以应付紧急运作需要，但当时有关人员未能出任。当建议该人员的晋升生效日期时，晋升选拔委员会没有采用其开始执行较高职位职务的日期，而是错用了晋升选拔委员会的召开日期。如果部门有严格依照厘定晋升生效日期的既定规则¹⁷，委员会秘书处应可省却不少查询该人员署任详情和疏理此事的时间。委员会已要求有关部门提醒负责人员，日后要充分了解进行晋升选拔工作的政策和规则。

在另一宗个案中，委员会发现部门没有把两个晋升职位空缺计算在内。该部门解释，因为有两名获推荐人员涉及正在进行的调查，所以需预留有关空缺给该两名人员。该部门已安排其他人员暂时署任，填补该两个空缺，以应付运作需要。然而，在审议过程中，委员会发现聘任当局已决定不会接纳晋升选拔委员会就该两名人员提出的建议。既然如此，预留这两个空缺既无必要，也不恰当。再者，在署理职位以方便行政的候补名单上亦有人员可填补该两个空缺，实在无需作出临时署任安排。就此，委员会已建议该部门检讨有关安排，如有疑问，应征询公务员事务局的意见。

晋升选拔委员会一般应在上一个评核周期完结日起计六个月内召开。各局 / 部门应在召开晋升选拔委员会会议后两个月内把晋升选拔委员会报告提交委员会审议。延迟召开晋升选拔委员会和延迟提交晋升选拔委员会报告，不但不利各局 / 部门善用人力资源以应付运作需要，还会影响各局 / 部门的人员培育计划及建议晋升人员的调职安排。

虽然延迟召开晋升选拔委员会的个案数目，由二零一八年的三宗增至二零一九年的六宗，但仍属少数，反映各局 / 部门整体上都能够遵行规定。前述六个晋升选拔委员会是在上一个评核周期完结后第七至九个月召开。除了一宗特殊个案因不可预见的情况而突然出现职位空缺外，其他个案的延误主要是由于需时安排晋升选拔委员会各成员均能出席会议，或有待解决员工对评核报告作出的投诉 / 异议。委员会认为，部门如能预早计划或提早着手筹备晋升选拔的工作，延误的时间可以减少。委员会已建议有关部门日后加以改善。

二零一九年， 我们喜见未能在两个月内向委员会提交晋升选拔委员会报告的个案数目，由二零一八年的 62 宗 (占总数 724 宗的 9%) 减至二零一九年的 45 宗 (占总数 715 宗的 6%) 。其中，近半数是逾期超过一个月才提交。其中一个部门连续三年都未能准时提交报告。该部门解释延误的原因是需要优先处理其他事务，加上数项晋升选拔、招聘及继续受雇的工作同时进行。委员会明白各局 / 部门工作繁重，但逾期提交报告的情况仍令人关注。有些局 / 部门承诺日后会分开进行晋升选拔的时间或加强行政支援，以应付不断增加的工作量。我们期待来年情况会有所改善。

各局 / 部门在筹备和进行晋升选拔工作前，先翻阅委员会过往提出的意见和观察，会对即将展开的工作有帮助。有一宗个案，部门未能适时召开晋升选拔委员会填补前一次晋升选拔委员会未有建议填补的空缺。委员会在审视前一次晋升选拔建议时已提醒该部门要适时召开晋升选拔委员会，以填补该空缺。在此期间，职系管方临时安排一名人员署理该职位，以应付运作需要。其后举行的晋升选拔委员会推荐了另一名人员晋升，而生效日期定为晋升选拔委员会召开当日。由于该名获推荐人员在当日仍担任实任职级的职位，晋升选拔委员会须修改晋升生效日期，延后至该员开始执行较高职级职务的日期。如果部门有参考委员会就前一次晋升选拔工作提出的意见，并在该职位空缺出现前召开二零一九年的晋升选拔委员会，则前一次晋升选拔委员会未有填补的职位空缺，理应可更早透过适当的甄选程序以实任方式填补。

晋升选拔委员会的主要工作，是公正评核所有合资格人选的晋升资格。晋升选拔委员会审议候选人员是否适合晋升时，应主要参考该员在过往一段时间内的评核报告，并在有需要时辅以委员个人所知。晋升选拔委员会在选拔人员时，应以性格、才干、晋升职级订明的资历、经验，以及关乎有效和妥善执行晋升职级职务的其他准则为依据。除工作表现外，人员的个人操守及品行也是作出决定的重要因素。因此，晋升选拔委员会必须仔细审视所有候选人员的违纪记录， 以确定他们是否受到晋升或署任限制。晋升选拔委员会一般不会获告知候选人员涉及正在进行的刑事或纪律调查，以免影响他们被考虑的机会。聘任当局获赋予权力及权限，在批准执行晋升选拔委员会的建议前，考虑所有相关因素，包括任何正在进行的刑事诉讼 / 纪律处分的最新情况。根据《公务员事务规例》第 100(20) 条，聘任当局有最终的权力决定被推荐人员应否获得晋升。聘任当局可决定是否接纳晋升选拔委员会的所有建议，抑或更改或拒绝接纳某项建议。

委员会在审阅年内的晋升建议时，多次发现有晋升选拔委员会和聘任当局在考虑涉及纪律调查的候选人员晋升资格时，没有充分了解各自的职责。在一宗个案中，晋升选拔委员会在召开会议后获通知，一名候选人员因疏忽职守而正在接受纪律调查。在纪律调查结束后，晋升选拔委员会重新检视原先推荐该员晋升的建议。晋升选拔委员会经考虑调查结果和衡量各相关因素后，决定不推荐该员晋升。虽然委员会在审议该建议后认为晋升选拔委员会的修改建议恰当，但有关纪律调查的资料本不该向晋升选拔委员会披露。晋升选拔委员会的建议是否予以批准、更改或拒绝接纳，应由聘任当局考虑并作出最终决定。

在另一宗个案中，聘任当局原本同意晋升一名正被调查的人员。由于聘任当局没有交待有否考虑和评估该员可能涉及的操守风险，委员会未能予以支持。聘任当局在检视后，决定暂缓晋升该人员，直至调查有结果。在另一宗个案，聘任当局原本支持一名干犯轻微刑事罪行而须签保和被口头劝谕的人员，候补署理职位以方便行政。虽然口头劝谕没有限制人员的署任安排，但聘任当局应委员会秘书处的要求，重新评估该员的操守问题，最终决定把该员从候补名单中剔除，再作观察。委员会认为，在上述两宗个案中，聘任当局在考虑人员的晋升资格时，理应就候选人员的品行和个人纪律设定更高的标准，如晋升职级属管理职位时，就更须谨慎。只有维护高标准的品行和纪律要求，公务员队伍才可整体保持良好的声誉。委员会已提醒有关部门日后在处理类似个案时，应严格遵循公务员事务局的指引。

根据《聘任工作指引》第 3.21 段，若合资格人员数目众多，晋升选拔委员会可根据晋升职级的职务拟定筛选准则，把入围人数减至较可应付的水平。但是，如个别人员表现特别出色，即使该员只符合资格准则而不符合筛选准则，晋升选拔委员会不能因其不符筛选准则而不予考虑该员。委员会一向提倡各局 / 部门须审慎拟订晋升选拔的筛选准则。采用一致的筛选准则固然重要，但也不应墨守成规而忽视当前的职位空缺情况、候选人员数目和采纳筛选准则带来的实际效果。

年内，委员会发现部分晋升选拔委员会在决定采纳过往的筛选准则时，未有充分考虑情况已有改变。我们选取了三宗个案，说明因应新情况和已转变的需要而需采用不同做法，是有必要和较为可取的。在第一宗个案中，晋升选拔委员会考虑了委员会就过往晋升选拔工作提出的意见后，决定放宽筛选准则，把人员在所属职级的服务年资规定降低两年，以增加入围的合资格人选数目。按照新筛选准则选出的入围人选有 16 人，而该次晋升选拔工作须填补的空缺则有八个。其实是次合资格的人员合共只有 55 人，晋升选拔委员会大可考虑再放宽筛选准则，甚至取消筛选，让更多人员获得详细审视。增加人选数目，可让入选的人员能有合理机会进行良性竞争。委员会已促请有关部门提醒日后的晋升选拔委员会，须在充分顾及职位空缺和人选数目后，审慎考虑是否适宜采用筛选准则。在第二宗个案中，晋升选拔委员会决定详细审视 25 名候选人员，以填补九个晋升职位空缺。在该 25 名候选人员当中，有十名人员虽然未达晋升选拔委员会采纳的服务年资筛选准则，但因工作表现特别优异，也被纳入作详细考虑。得出这样的筛选结果，晋升选拔委员会理应察觉采纳过往沿用的准则未必合适，其实际作用也令人有疑。委员会认为，该晋升选拔委员会应放弃采用有关筛选准则，以增加合资格人选的数目。在第三宗个案中，供晋升选拔委员考虑的合资格人员有 320 人。晋升选拔委员会决定详细审视全部人员，不设任何筛选准则。由于候选人员数目众多，晋升选拔委员会大可考虑采纳客观的筛选准则 (例如在所属职级的服务年资)，把入围人数减至较可应付的水平，从而提升效率。根据规定，晋升选拔委员会须记录对每名获考虑候选人员所作的审议、评核和建议。晋升选拔委员会最终用了四个半月完成晋升选拔委员会报告，才将报告提交委员会审视，部分原因可能与入围人数众多有关。委员会建议有关部门检讨沿用过往的筛选准则是否恰当，如有需要，亦可征询公务员事务局的意见。

虽然没有明文规定， 但给予前一次晋升选拔委员会推荐署理职位以方便行政的任命一定比重，是建立已久的做法。尽管晋升选拔委员会会根据新一轮的工作表现评核重新检视署任人员的任命，但在晋升选拔工作中，正在署任的人员一般会获看高一线，晋升选拔委员会亦会先审议他们的工作表现。

晋升选拔委员会大致都能依照这个原则，推荐有关晋升、署理职位以待实任和署理职位以方便行政的任命。在下文阐述的个案中，有关的晋升选拔委员会的做法则稍有偏差。在该次晋升选拔工作中，晋升选拔委员会推荐 19 名人员同日开始署理职位以待实任。当中有六人已根据对上一次晋升选拔委员会的推荐在署任中，其余 13 人是新获推荐的。晋升选拔委员会是经过评核全部 19 名获推荐人员的工作表现，认为除有些微地方需再作观察外，他们在各方面的表现都能符合晋升条件。因此，推荐他们署理职位以待实任是适当的。然而，晋升选拔委员会并无充分考虑该六名根据上次晋升选拔委员会的推荐而一直署理职位的人员。晋升选拔委员会应委员会的要求重新检视，最终决定推荐该六名署任人员在同一日开始署理职位以待实任，为期六个月，而其余 13 名人员，则会待较后时间全部晋升职位均有空缺时，在同一日获任命署理职位以待实任。委员会建议该部门向日后的晋升选拔委员会说明有关的理由和指导原则。

根据《公务员事务规例》第 166(2) 条，部门只应在有需要和有充分理据的情况下，安排人员署任较高的职级，从中观察并评估他 / 她是否适合实任该职；又或因实任人员暂时缺勤，安排人员以署任方式代为执行职务和职责，以应付管理或工作需要。重要的是，晋升选拔委员会能够明确区别该两类署任安排的目的和功能。年内，有一个晋升选拔委员会虽然在该次晋升选拔工作中已物色足够数目的合适人员填补所有空缺，却仍推荐一位行将退休的人员以署理职位以方便行政的形式填补一个预计出缺的职位。该建议如落实执行，不但会妨碍有关职系的接任安排，亦会影响该职位所属单位运作上的延续性。晋升选拔委员会应委员会的要求，检视其建议后，同意有需要就有关晋升职级加强接任管理安排，并把该名即将退休的人员从署理职位以方便行政的候补名单中剔除。委员会已建议该部门提醒日后的晋升选拔委员会，应全面考虑合资格人选的晋升资格，并在作出建议时考虑所有相关因素。

在空缺不足或多个空缺会在不同时段出现的情况下，晋升选拔委员会应以优次安排获推荐署理职位以方便行政的人员，并就序列加以说明个中理据。委员会发现，有一些个案，晋升选拔委员会其实无需费力排序。其中一个晋升选拔委员会尽力比较 19 名候选人员的工作表现优劣后，推荐他们填补八个现有空缺和 11 个预计会在两个月内出缺的职位，并加以排列。当晋升选拔委员会提交报告征询委员会的意见时，全部空缺均已产生，可供全数 19 名人员署任。该晋升选拔委员会费时费力，以示建议次序合理，虽然值得赞赏，但似乎并非必要。

对于在晋升选拔工作方面表现出色或成效显著的局 / 部门，委员会会加以表扬，以作鼓励。对于应如何比较实力相若人员的优劣，委员会在年内审阅个案中，发现其中一项可作示范。该晋升选拔委员会在提交的报告里清楚解说了用作比较的基础和较为着重的地方。此外，还提供了有关候选人员的能力、经验、性格及品性方面的评鉴资料，作为推荐晋升的理据。除了评核候选人员是否具备胜任晋升职级的能力外，晋升选拔委员会还有仔细审议他们晋升更高职级的长远潜质。委员会认为该晋升选拔委员会的工作十分出色，值得其他晋升选拔委员会借镜学习，该晋升选拔委员会 (包括其秘书) 的优秀表现值得嘉许。

相比之下，委员会在年内审议其他个案时，发现一些通常犯上的不足和须纠正的地方。举例说，有些候选人员的个别评审表格内所需提供的工作表现撮要过于简短，另外一些则是冗赘地直接抄写评核报告的内容。另有一份晋升选拔委员会报告使用了不同的格式撮述不获推荐晋升人员的工作表现。为求能公正评核所有合资格人选，撰写工作表现撮要应使用同一格式。在另一宗个案，部分合资格人员的工作表现撮要略去其评核报告所载须予改善之处。虽然评审表格无须逐字复述评核报告的内容，但各局 / 部门应确保工作表现撮要如实反映评核报告所录述的优点和弱点。委员会已建议有关的局 / 部门留意并在日后加以改善。

在两宗晋升个案中，委员会发现一些早已失效的违纪记录仍然载列于候选人员的个别评审表格内，而相关的个人评审已清楚列明限制该两员的晋升或委任已经失效，故此晋升选拔委员会并无考虑这些资料，且在考虑有关人选时没存偏见。委员会亦信纳有关晋升选拔委员会能做到持平公正。委员会认为把失效的违纪记录列入评审表格内实无必要。有关部门已停止 / 获建议停止把失效的违纪记录列入个人评审表格。鉴于保存违纪记录有相关规定，委员会已请公务员事务局于适当时间考虑就提供候选人员违纪记录事宜，提供清晰的指引。

根据《聘任工作指引》第 3.16 段，假如晋升选拔委员会主席或成员申报，在评审某合资格人员时可能有利益冲突，则聘任当局应考虑所涉关系的亲疏程度，以及相关的实际 / 可被视为构成利益冲突的情况，然后决定是否有需要更改晋升选拔委员会的组合；如否，则暂时避席或不参与评审有关候选人员的做法是否足够。

委员会已建议聘任当局在处理利益冲突的申报时，应以审慎保守为上。二零一九年，委员会欣悉各聘任当局在处理有关申报时均能作出适当的决定，并符合公务员事务局所发的指引。委员会继续鼓励各局 / 部门在处理申报时保持警觉，避免任何可被视为构成利益冲突或有实际利益冲突的情况。

可是，委员会在两个部门提交的晋升选拔建议中发现，有些晋升选拔委员会委员过往曾申报与某些候选人员的关系，但相关委员仍继续获得委任，并作出相同的申报。第一个部门解释，他们需要委任所有分部主管加入晋升选拔委员会，就候选人员的工作表现提供补充资料。如果偏离这个做法，可能令职方忧虑，若所属分部主管不加入晋升选拔委员会，本身的晋升资格未必能获得充分考虑。委员会认为，职方这种忧虑是毫无根据的，反映他们不了解晋升选拔委员会委员的职责和职能。《聘任工作指引》订明，所有合资格人员应以其评核报告的评核获考虑，晋升选拔委员会委员对某候选人员工作表现的个人认识，只属补充性质，不能推翻评核报告的评核。分部主管身为评核人或加签人，应早已在人员的评核报告中给予如实评核。更关键的是，最终决定有关人员应否按照委员会的建议获得晋升，是聘任当局而不是晋升选拔委员会。管方应向职方解释，消除职方的误解，而非默许并沿用以往做法。另一个部门则解释，聘任当局批准有关晋升选拔委员会委员继续出任委员，并参与评核其已申报关系的候选人员，是因为该委员直接知道有关候选人员的职务。委员会的关注是，根据所申报的关系，如该名委员继续出任晋升选拔委员会委员，有可能被视为构成利益冲突。就该名与委员有申报关系的候选人员而言，由于其加签人亦是该晋升选拔委员会的委员，聘任当局应无需担心该候选人员的晋升资格会被忽视。委员会认为，申报和避免任何实际或可被视为构成利益冲突的做法，不单能确保晋升选拔委员会持平中立，对消除被指偏袒某方也是必要的。因此，委员会已建议该两个部门在进行下一轮晋升选拔工作前，先解决有可能被指有利益冲突观感的问题。

委员会发现， 在其他晋升选拔委员会中，有些申报并非必要，例如出席一群旧同学间中举行的社交聚会，而平日则仅维持公事接触。由于根据《聘任工作指引》附件 3 . 2，不涉及个人交往的纯工作关系无须申报，因此委员会已建议有关的局 / 部门，如有疑问可向公务员事务局查询，让日后的晋升选拔委员会掌握清晰指引，避免作出不必要申报。

各局 / 部门有责任确保推荐晋升的名单在公布前绝对保密。委员会从一宗投诉中得悉，有一份晋升选拔委员会的推荐名单可能外泄。在另一宗个案，一名人员提出呈请，要求覆检晋升选拔委员会的建议，但委员会当时仍在审阅该晋升选拔委员会的报告。委员会已要求有关部门提醒所有参与晋升选拔工作的人员，恪守资料保密的原则，并采取适当措施，防止日后的晋升选拔工作有人未经授权而披露资料。