對晉升選拔個案的意見

公務員的晉升以合適者和有能者得之為原則。品格、才幹、經驗，以及任何所需具備的必要資歷，是評估人員是否適合擔任較高職級的職務的基礎。公務員要獲得晉升，必須靠自己的能力賺取得來。晉升不是既有的權利，也不是對長期服務者的獎勵，而是肯定獲選人員有能力履行較高職級職務的要求。委員會協助政府確保獲晉升的人員具備出色的才幹和潛質，並且在各方面均適合晉升。無容置疑，甄選過程必須穩妥客觀，而所有合資格人員的晉升資格都能得到充分和公平的考慮。

二零一九年，委員會繼續以嚴謹審慎的態度審視晉升選拔建議。我們必須嚴謹審慎，確保晉升選拔工作程序妥當，並完全遵守《公務員事務規例》及有關晉升選拔的規則和程序。年內，委員會欣見各局 / 部門在遵行有關規定方面，都能維持高水平的表現。然而，部分個案仍有改善空間。我們已把觀察所得和意見告知有關的局 / 部門，並選取一些值得留意的個案作出說明，也藉此提醒各局 / 部門多加注意。

為了讓合適而又有能力的人員發揮潛能，履行更高職位的職責，為市民服務，各局 / 部門應善用所有職位空缺，讓優秀的人員盡早獲得晉升。《聘任工作指引》第 3.5(a) 及3.42 段載述在進行晉升選拔工作時如何釐定晉升和署任職位空缺數目，以及晉升生效日期的一般原則和方法。當前評核周期內預計出現的空缺應計算作晉升職位空缺。除當前評核周期的空缺外，各局 / 部門亦應確定在下一個評核周期的首六個月內出現的空缺數目，以便能預先計劃如何填補有關空缺 (例如透過長期署理職位以方便行政¹⁵ 或短期署理職位以作填補)。倘若在編制以外或有時限職位的開設期屆滿前會有足夠的常額編制職位空缺吸納有關的晉升者，則該等編制以外或有時限職位亦應計算作晉升職位空缺。

年內，委員會發現在多宗個案中，有關的局 / 部門對於計算職位空缺數目的一般規定，理解過於狹隘，對釐定適當的晉升生效日期也有些混淆。在一個部門進行的兩項晉升選拔工作中，晉升選拔委員會建議待高一級的職位空缺按實任方式填補後，才填補較低職級的相應空缺¹⁶。晉升選拔委員會忽略了計算空缺數目的原則，是應以整個職系而非個別職級計算，除非員額確切有機會超出編制，否則較低職級的相應空缺亦可計算在內。如實施晉升選拔委員會上述建議，會令獲推薦晉升的人員作不必要的等待，亦因此延遲獲得晉升。在另一宗個案中，部門在等待委員會就晉升選拔委員會的建議給予意見期間，決定任命一名獲推薦晉升的人員署任現有空缺，以應付緊急運作需要，但當時有關人員未能出任。當建議該人員的晉升生效日期時，晉升選拔委員會沒有採用其開始執行較高職位職務的日期，而是錯用了晉升選拔委員會的召開日期。如果部門有嚴格依照釐定晉升生效日期的既定規則¹⁷，委員會秘書處應可省卻不少查詢該人員署任詳情和疏理此事的時間。委員會已要求有關部門提醒負責人員，日後要充分了解進行晉升選拔工作的政策和規則。

在另一宗個案中，委員會發現部門沒有把兩個晉升職位空缺計算在內。該部門解釋，因為有兩名獲推薦人員涉及正在進行的調查，所以需預留有關空缺給該兩名人員。該部門已安排其他人員暫時署任，填補該兩個空缺，以應付運作需要。然而，在審議過程中，委員會發現聘任當局已決定不會接納晉升選拔委員會就該兩名人員提出的建議。既然如此，預留這兩個空缺既無必要，也不恰當。再者，在署理職位以方便行政的候補名單上亦有人員可填補該兩個空缺，實在無需作出臨時署任安排。就此，委員會已建議該部門檢討有關安排，如有疑問，應徵詢公務員事務局的意見。

晉升選拔委員會一般應在上一個評核周期完結日起計六個月內召開。各局 / 部門應在召開晉升選拔委員會會議後兩個月內把晉升選拔委員會報告提交委員會審議。延遲召開晉升選拔委員會和延遲提交晉升選拔委員會報告，不但不利各局 / 部門善用人力資源以應付運作需要，還會影響各局 / 部門的人員培育計劃及建議晉升人員的調職安排。

雖然延遲召開晉升選拔委員會的個案數目，由二零一八年的三宗增至二零一九年的六宗，但仍屬少數，反映各局 / 部門整體上都能夠遵行規定。前述六個晉升選拔委員會是在上一個評核周期完結後第七至九個月召開。除了一宗特殊個案因不可預見的情況而突然出現職位空缺外，其他個案的延誤主要是由於需時安排晉升選拔委員會各成員均能出席會議，或有待解決員工對評核報告作出的投訴 / 異議。委員會認為，部門如能預早計劃或提早着手籌備晉升選拔的工作，延誤的時間可以減少。委員會已建議有關部門日後加以改善。

二零一九年， 我們喜見未能在兩個月內向委員會提交晉升選拔委員會報告的個案數目，由二零一八年的 62 宗 (佔總數 724 宗的 9%) 減至二零一九年的 45 宗 (佔總數 715 宗的 6%) 。其中，近半數是逾期超過一個月才提交。其中一個部門連續三年都未能準時提交報告。該部門解釋延誤的原因是需要優先處理其他事務，加上數項晉升選拔、招聘及繼續受僱的工作同時進行。委員會明白各局 / 部門工作繁重，但逾期提交報告的情況仍令人關注。有些局 / 部門承諾日後會分開進行晉升選拔的時間或加強行政支援，以應付不斷增加的工作量。我們期待來年情況會有所改善。

各局 / 部門在籌備和進行晉升選拔工作前，先翻閱委員會過往提出的意見和觀察，會對即將展開的工作有幫助。有一宗個案，部門未能適時召開晉升選拔委員會填補前一次晉升選拔委員會未有建議填補的空缺。委員會在審視前一次晉升選拔建議時已提醒該部門要適時召開晉升選拔委員會，以填補該空缺。在此期間，職系管方臨時安排一名人員署理該職位，以應付運作需要。其後舉行的晉升選拔委員會推薦了另一名人員晉升，而生效日期定為晉升選拔委員會召開當日。由於該名獲推薦人員在當日仍擔任實任職級的職位，晉升選拔委員會須修改晉升生效日期，延後至該員開始執行較高職級職務的日期。如果部門有參考委員會就前一次晉升選拔工作提出的意見，並在該職位空缺出現前召開二零一九年的晉升選拔委員會，則前一次晉升選拔委員會未有填補的職位空缺，理應可更早透過適當的甄選程序以實任方式填補。

晉升選拔委員會的主要工作，是公正評核所有合資格人選的晉升資格。晉升選拔委員會審議候選人員是否適合晉升時，應主要參考該員在過往一段時間內的評核報告，並在有需要時輔以委員個人所知。晉升選拔委員會在選拔人員時，應以性格、才幹、晉升職級訂明的資歷、經驗，以及關乎有效和妥善執行晉升職級職務的其他準則為依據。除工作表現外，人員的個人操守及品行也是作出決定的重要因素。因此，晉升選拔委員會必須仔細審視所有候選人員的違紀記錄， 以確定他們是否受到晉升或署任限制。晉升選拔委員會一般不會獲告知候選人員涉及正在進行的刑事或紀律調查，以免影響他們被考慮的機會。聘任當局獲賦予權力及權限，在批准執行晉升選拔委員會的建議前，考慮所有相關因素，包括任何正在進行的刑事訴訟 / 紀律處分的最新情況。根據《公務員事務規例》第 100(20) 條，聘任當局有最終的權力決定被推薦人員應否獲得晉升。聘任當局可決定是否接納晉升選拔委員會的所有建議，抑或更改或拒絕接納某項建議。

委員會在審閱年內的晉升建議時，多次發現有晉升選拔委員會和聘任當局在考慮涉及紀律調查的候選人員晉升資格時，沒有充分了解各自的職責。在一宗個案中，晉升選拔委員會在召開會議後獲通知，一名候選人員因疏忽職守而正在接受紀律調查。在紀律調查結束後，晉升選拔委員會重新檢視原先推薦該員晉升的建議。晉升選拔委員會經考慮調查結果和衡量各相關因素後，決定不推薦該員晉升。雖然委員會在審議該建議後認為晉升選拔委員會的修改建議恰當，但有關紀律調查的資料本不該向晉升選拔委員會披露。晉升選拔委員會的建議是否予以批准、更改或拒絕接納，應由聘任當局考慮並作出最終決定。

在另一宗個案中，聘任當局原本同意晉升一名正被調查的人員。由於聘任當局沒有交待有否考慮和評估該員可能涉及的操守風險，委員會未能予以支持。聘任當局在檢視後，決定暫緩晉升該人員，直至調查有結果。在另一宗個案，聘任當局原本支持一名干犯輕微刑事罪行而須簽保和被口頭勸諭的人員，候補署理職位以方便行政。雖然口頭勸諭沒有限制人員的署任安排，但聘任當局應委員會秘書處的要求，重新評估該員的操守問題，最終決定把該員從候補名單中剔除，再作觀察。委員會認為，在上述兩宗個案中，聘任當局在考慮人員的晉升資格時，理應就候選人員的品行和個人紀律設定更高的標準，如晉升職級屬管理職位時，就更須謹慎。只有維護高標準的品行和紀律要求，公務員隊伍才可整體保持良好的聲譽。委員會已提醒有關部門日後在處理類似個案時，應嚴格遵循公務員事務局的指引。

根據《聘任工作指引》第 3.21 段，若合資格人員數目眾多，晉升選拔委員會可根據晉升職級的職務擬定篩選準則，把入圍人數減至較可應付的水平。但是，如個別人員表現特別出色，即使該員只符合資格準則而不符合篩選準則，晉升選拔委員會不能因其不符篩選準則而不予考慮該員。委員會一向提倡各局 / 部門須審慎擬訂晉升選拔的篩選準則。採用一致的篩選準則固然重要，但也不應墨守成規而忽視當前的職位空缺情況、候選人員數目和採納篩選準則帶來的實際效果。

年內，委員會發現部分晉升選拔委員會在決定採納過往的篩選準則時，未有充分考慮情況已有改變。我們選取了三宗個案，說明因應新情況和已轉變的需要而需採用不同做法，是有必要和較為可取的。在第一宗個案中，晉升選拔委員會考慮了委員會就過往晉升選拔工作提出的意見後，決定放寬篩選準則，把人員在所屬職級的服務年資規定降低兩年，以增加入圍的合資格人選數目。按照新篩選準則選出的入圍人選有 16 人，而該次晉升選拔工作須填補的空缺則有八個。其實是次合資格的人員合共只有 55 人，晉升選拔委員會大可考慮再放寬篩選準則，甚至取消篩選，讓更多人員獲得詳細審視。增加人選數目，可讓入選的人員能有合理機會進行良性競爭。委員會已促請有關部門提醒日後的晉升選拔委員會，須在充分顧及職位空缺和人選數目後，審慎考慮是否適宜採用篩選準則。在第二宗個案中，晉升選拔委員會決定詳細審視 25 名候選人員，以填補九個晉升職位空缺。在該 25 名候選人員當中，有十名人員雖然未達晉升選拔委員會採納的服務年資篩選準則，但因工作表現特別優異，也被納入作詳細考慮。得出這樣的篩選結果，晉升選拔委員會理應察覺採納過往沿用的準則未必合適，其實際作用也令人有疑。委員會認為，該晉升選拔委員會應放棄採用有關篩選準則，以增加合資格人選的數目。在第三宗個案中，供晉升選拔委員考慮的合資格人員有 320 人。晉升選拔委員會決定詳細審視全部人員，不設任何篩選準則。由於候選人員數目眾多，晉升選拔委員會大可考慮採納客觀的篩選準則 (例如在所屬職級的服務年資)，把入圍人數減至較可應付的水平，從而提升效率。根據規定，晉升選拔委員會須記錄對每名獲考慮候選人員所作的審議、評核和建議。晉升選拔委員會最終用了四個半月完成晉升選拔委員會報告，才將報告提交委員會審視，部分原因可能與入圍人數眾多有關。委員會建議有關部門檢討沿用過往的篩選準則是否恰當，如有需要，亦可徵詢公務員事務局的意見。

雖然沒有明文規定， 但給予前一次晉升選拔委員會推薦署理職位以方便行政的任命一定比重，是建立已久的做法。儘管晉升選拔委員會會根據新一輪的工作表現評核重新檢視署任人員的任命，但在晉升選拔工作中，正在署任的人員一般會獲看高一線，晉升選拔委員會亦會先審議他們的工作表現。

晉升選拔委員會大致都能依照這個原則，推薦有關晉升、署理職位以待實任和署理職位以方便行政的任命。在下文闡述的個案中，有關的晉升選拔委員會的做法則稍有偏差。在該次晉升選拔工作中，晉升選拔委員會推薦 19 名人員同日開始署理職位以待實任。當中有六人已根據對上一次晉升選拔委員會的推薦在署任中，其餘 13 人是新獲推薦的。晉升選拔委員會是經過評核全部 19 名獲推薦人員的工作表現，認為除有些微地方需再作觀察外，他們在各方面的表現都能符合晉升條件。因此，推薦他們署理職位以待實任是適當的。然而，晉升選拔委員會並無充分考慮該六名根據上次晉升選拔委員會的推薦而一直署理職位的人員。晉升選拔委員會應委員會的要求重新檢視，最終決定推薦該六名署任人員在同一日開始署理職位以待實任，為期六個月，而其餘 13 名人員，則會待較後時間全部晉升職位均有空缺時，在同一日獲任命署理職位以待實任。委員會建議該部門向日後的晉升選拔委員會說明有關的理由和指導原則。

根據《公務員事務規例》第 166(2) 條，部門只應在有需要和有充分理據的情況下，安排人員署任較高的職級，從中觀察並評估他 / 她是否適合實任該職；又或因實任人員暫時缺勤，安排人員以署任方式代為執行職務和職責，以應付管理或工作需要。重要的是，晉升選拔委員會能夠明確區別該兩類署任安排的目的和功能。年內，有一個晉升選拔委員會雖然在該次晉升選拔工作中已物色足夠數目的合適人員填補所有空缺，卻仍推薦一位行將退休的人員以署理職位以方便行政的形式填補一個預計出缺的職位。該建議如落實執行，不但會妨礙有關職系的接任安排，亦會影響該職位所屬單位運作上的延續性。晉升選拔委員會應委員會的要求，檢視其建議後，同意有需要就有關晉升職級加強接任管理安排，並把該名即將退休的人員從署理職位以方便行政的候補名單中剔除。委員會已建議該部門提醒日後的晉升選拔委員會，應全面考慮合資格人選的晉升資格，並在作出建議時考慮所有相關因素。

在空缺不足或多個空缺會在不同時段出現的情況下，晉升選拔委員會應以優次安排獲推薦署理職位以方便行政的人員，並就序列加以說明箇中理據。委員會發現，有一些個案，晉升選拔委員會其實無需費力排序。其中一個晉升選拔委員會盡力比較 19 名候選人員的工作表現優劣後，推薦他們填補八個現有空缺和 11 個預計會在兩個月內出缺的職位，並加以排列。當晉升選拔委員會提交報告徵詢委員會的意見時，全部空缺均已產生，可供全數 19 名人員署任。該晉升選拔委員會費時費力，以示建議次序合理，雖然值得讚賞，但似乎並非必要。

對於在晉升選拔工作方面表現出色或成效顯著的局 / 部門，委員會會加以表揚，以作鼓勵。對於應如何比較實力相若人員的優劣，委員會在年內審閱個案中，發現其中一項可作示範。該晉升選拔委員會在提交的報告裏清楚解說了用作比較的基礎和較為着重的地方。此外，還提供了有關候選人員的能力、經驗、性格及品性方面的評鑑資料，作為推薦晉升的理據。除了評核候選人員是否具備勝任晉升職級的能力外，晉升選拔委員會還有仔細審議他們晉升更高職級的長遠潛質。委員會認為該晉升選拔委員會的工作十分出色，值得其他晉升選拔委員會借鏡學習，該晉升選拔委員會 (包括其秘書) 的優秀表現值得嘉許。

相比之下，委員會在年內審議其他個案時，發現一些通常犯上的不足和須糾正的地方。舉例說，有些候選人員的個別評審表格內所需提供的工作表現撮要過於簡短，另外一些則是冗贅地直接抄寫評核報告的內容。另有一份晉升選拔委員會報告使用了不同的格式撮述不獲推薦晉升人員的工作表現。為求能公正評核所有合資格人選，撰寫工作表現撮要應使用同一格式。在另一宗個案，部分合資格人員的工作表現撮要略去其評核報告所載須予改善之處。雖然評審表格無須逐字複述評核報告的內容，但各局 / 部門應確保工作表現撮要如實反映評核報告所錄述的優點和弱點。委員會已建議有關的局 / 部門留意並在日後加以改善。

在兩宗晉升個案中，委員會發現一些早已失效的違紀記錄仍然載列於候選人員的個別評審表格內，而相關的個人評審已清楚列明限制該兩員的晉升或委任已經失效，故此晉升選拔委員會並無考慮這些資料，且在考慮有關人選時沒存偏見。委員會亦信納有關晉升選拔委員會能做到持平公正。委員會認為把失效的違紀記錄列入評審表格內實無必要。有關部門已停止 / 獲建議停止把失效的違紀記錄列入個人評審表格。鑑於保存違紀記錄有相關規定，委員會已請公務員事務局於適當時間考慮就提供候選人員違紀記錄事宜，提供清晰的指引。

根據《聘任工作指引》第 3.16 段，假如晉升選拔委員會主席或成員申報，在評審某合資格人員時可能有利益衝突，則聘任當局應考慮所涉關係的親疏程度，以及相關的實際 / 可被視為構成利益衝突的情況，然後決定是否有需要更改晉升選拔委員會的組合；如否，則暫時避席或不參與評審有關候選人員的做法是否足夠。

委員會已建議聘任當局在處理利益衝突的申報時，應以審慎保守為上。二零一九年，委員會欣悉各聘任當局在處理有關申報時均能作出適當的決定，並符合公務員事務局所發的指引。委員會繼續鼓勵各局 / 部門在處理申報時保持警覺，避免任何可被視為構成利益衝突或有實際利益衝突的情況。

可是，委員會在兩個部門提交的晉升選拔建議中發現，有些晉升選拔委員會委員過往曾申報與某些候選人員的關係，但相關委員仍繼續獲得委任，並作出相同的申報。第一個部門解釋，他們需要委任所有分部主管加入晉升選拔委員會，就候選人員的工作表現提供補充資料。如果偏離這個做法，可能令職方憂慮，若所屬分部主管不加入晉升選拔委員會，本身的晉升資格未必能獲得充分考慮。委員會認為，職方這種憂慮是毫無根據的，反映他們不了解晉升選拔委員會委員的職責和職能。《聘任工作指引》訂明，所有合資格人員應以其評核報告的評核獲考慮，晉升選拔委員會委員對某候選人員工作表現的個人認識，只屬補充性質，不能推翻評核報告的評核。分部主管身為評核人或加簽人，應早已在人員的評核報告中給予如實評核。更關鍵的是，最終決定有關人員應否按照委員會的建議獲得晉升，是聘任當局而不是晉升選拔委員會。管方應向職方解釋，消除職方的誤解，而非默許並沿用以往做法。另一個部門則解釋，聘任當局批准有關晉升選拔委員會委員繼續出任委員，並參與評核其已申報關係的候選人員，是因為該委員直接知道有關候選人員的職務。委員會的關注是，根據所申報的關係，如該名委員繼續出任晉升選拔委員會委員，有可能被視為構成利益衝突。就該名與委員有申報關係的候選人員而言，由於其加簽人亦是該晉升選拔委員會的委員，聘任當局應無需擔心該候選人員的晉升資格會被忽視。委員會認為，申報和避免任何實際或可被視為構成利益衝突的做法，不單能確保晉升選拔委員會持平中立，對消除被指偏袒某方也是必要的。因此，委員會已建議該兩個部門在進行下一輪晉升選拔工作前，先解決有可能被指有利益衝突觀感的問題。

委員會發現， 在其他晉升選拔委員會中，有些申報並非必要，例如出席一群舊同學間中舉行的社交聚會，而平日則僅維持公事接觸。由於根據《聘任工作指引》附件 3 . 2，不涉及個人交往的純工作關係無須申報，因此委員會已建議有關的局 / 部門，如有疑問可向公務員事務局查詢，讓日後的晉升選拔委員會掌握清晰指引，避免作出不必要申報。

各局 / 部門有責任確保推薦晉升的名單在公布前絕對保密。委員會從一宗投訴中得悉，有一份晉升選拔委員會的推薦名單可能外洩。在另一宗個案，一名人員提出呈請，要求覆檢晉升選拔委員會的建議，但委員會當時仍在審閱該晉升選拔委員會的報告。委員會已要求有關部門提醒所有參與晉升選拔工作的人員，恪守資料保密的原則，並採取適當措施，防止日後的晉升選拔工作有人未經授權而披露資料。