对晋升选拔个案的意见

用人以才是优秀公务员队伍的基石。委员会审议晋升选拔建议时，是以品格、才干、经验，以及任何所需具备的资历，作为晋升的指定准则。人员须展示在各方面都能胜任，才可获晋升。公务员要获得晋升，必须靠自己的能力赚取得来。晋升不是既有的权利，也不是对长期服务者的奖励，而是肯定获选人员有能力履行较高职级职务的要求。委员会协助政府确保获晋升的人员具备出色的才干和潜质。不用多说，甄选过程必须公平客观，而所有合资格人员的晋升资格都能得到充分和公平的考虑。

就委员会秘书处职员审视晋升选拔建议的工作，委员会订立了相当高的标准。我们必须确保晋升选拔工作程序妥当，并完全遵守《公务员事务规例》及有关晋升选拔的规则和程序。年内，委员会喜见各局 / 部门在遵行有关规定方面，都能维持高水平的表现。不过，部分个案仍有改善空间。我们已把观察所得和意见告知有关的局 / 部门，并选取一些值得留意的个案作出说明，也藉此提醒各局 / 部门多加注意。

为了让合适而又有能力的人员发挥潜能，履行更高职位的职责，为市民服务，各局 / 部门应善用所有职位空缺，让优秀的人员尽早获得晋升。《聘任工作指引》第3.5(a)和3.42段载述在进行晋升选拔工作时如何厘定晋升和署任职位空缺数目，以及晋升生效日期的一般原则和方法。当前评核周期内预计出现的空缺应计算作晋升职位空缺。倘若在编制以外或有时限职位的开设期届满前会有足够的常额编制职位空缺吸纳有关的晋升者，则该等编制以外或有时限职位亦应计算作晋升职位空缺。只要确定在编制以外 / 有时限职位的开设期届满前会出现常额编制职位空缺，则有关职位空缺应在即将进行的晋升选拔工作中计算作晋升职位空缺。部门 / 职系首长没有酌情权选择何时或是否把某职位计算作晋升职位空缺，并须在进行晋升选拔工作前，向所属的常任秘书长寻求政策支持，以填补所有晋升职位空缺(假如公务员事务局为有关职级的聘任当局，则亦须向公务员事务局寻求政策支持)。至于能否推荐足够晋升人员填补所有空缺，则须由晋升选拔委员会经商议后决定。除当前评核周期的空缺外，各局 / 部门亦应确定在下一个评核周期的首六个月内预计出现的空缺数目，以便能预先计划如何填补有关空缺（例如透过长期署理职位以方便行政¹³ 或短期署理职位以作填补）。

在进行晋升选拔工作前，首要要求是根据上述规则准确计算空缺数目。如错误计算空缺数目，须即时改正，以免影响晋升选拔委员会的建议。尽管已有指引规定，在编制以外或有时限职位的开设期届满前会有足够的常额编制职位空缺吸纳有关晋升者的情况下，该等职位亦应计算作晋升职位空缺，但委员会仍在四份晋升建议中发现在计算空缺数目上出错。在两宗个案中，部门接获委员会秘书处查询后作出修正，并将数名晋升者的晋升生效日期提前；而在另一宗个案中，部门在重新寻求政策支持后，再多几名人员获推荐晋升。如晋升选拔委员会一早得知准确的空缺数目，获推荐晋升人员的晋升日期便能早些生效。在后者的个案，部门还漏报了一些有时限职位空缺数目；该等空缺原本可供可推荐人员署任，以测试他们能否胜任。委员会已提醒有关部门，须严格遵守相关指引，并在计算晋升和 / 或署任职位空缺数目时更为审慎。

在另一些个案，委员会发现有关部门在寻求政策支持以填补晋升职位空缺方面似乎有些混乱。在一项晋升选拔工作中，有关部门取得政策支持以填补一个相应晋升职位空缺，但截至晋升选拔委员会的召开当日，这类空缺其实有两个。在另一个案中，虽然委员会过往已有提示，但部门在寻求政策支持时，仍然把数个只可作署任安排的预计职位空缺错误计算为晋升职位空缺。虽然该晋升选拔委员会最终没有推荐候选人员填补有关空缺，但如果部门向政策局寻得的支持大过确实的空缺数量，而晋升选拔委员会在不知情下选拔了等量的人员晋升，就会导致员额超出编制。委员会已提醒有关部门日后应提高警觉。

在另一宗个案中，委员会发现获推荐晋升或候补署理职位以方便行政的人员数目，远超晋升选拔委员会报告中所载的空缺数目，但报告未作任何解释，直至委员会秘书处查询后，晋升选拔委员会才解释推荐名单是用以填补一些可能出现的空缺。虽然晋升选拔委员会拟备晋升或署任候补名单的做法并无不妥，但报告应详细交代清楚有关的空缺情况，好让委员会审阅，而无须花费额外时间要求部门澄清。

晋升选拔委员会一般应在上一个评核周期完结日起计六个月内召开。各局 / 部门应在召开晋升选拔委员会会议后两个月内把晋升选拔委员会报告提交委员会审议。延迟召开晋升选拔委员会或延迟提交晋升选拔委员会报告，不但不利各局 / 部门善用人力资源以确保运作有效和具效益，还会影响各局 / 部门的人员培育计划及就建议晋升 / 署任人员所需的调职安排。年内，各局 / 部门整体都能依时完成晋升选拔工作，委员会对此感到满意。虽然 2019 冠状病毒病疫情带来前所未见的挑战，令政府需实施保持社交距离措施和安排公务员在家工作，见到各局 / 部门仍能尽力按预定的日程进行晋升选拔工作，委员会倍感欣慰。至于少数逾期提交报告的个案，委员会明白有关部门是忙于执行防疫抗疫工作，致令晋升选拔工作稍有延迟。

晋升选拔工作若涉及大数量合资格人员，晋升选拔委员会或须召开多次会议进行审议才能得出结论，类似情况并不罕见。遇到这样的情况，有关会议相隔的时间应尽量缩短，以确保晋升选拔委员会能在保持程序完整公正的前提下在合理时间内作出决定。在一项晋升选拔工作中，晋升选拔委员会安排了七个半天会议，横跨了两星期时间。委员会明白晋升选拔委员会的成员工作繁忙，要编排全部成员都能出席会议的时间或有实际困难，但委员会认为部门应给予晋升选拔的工作适度的优先。

在一项晋升选拔工作中，委员会对于有一名行将退休的人员获委任为晋升选拔委员会的成员，参与物色合适人员接任他腾出的空缺表示质疑。问题在于该人员其后获建议继续受雇。虽然该人员在晋升选拔委员会举行时尚未提交继续受雇申请¹⁴ ，但委任该人员加入晋升选拔委员会或会引起潜在 / 可被视为构成利益冲突。因应委员会对这宗个案的关注，公务员事务局在二零二零年三月向各局 / 部门发出补充指引，订明除非得到有关局 / 部门的确认，有关职级并不预期需要推行继续受雇计划，否则不应委任行将退休的人员加入晋升选拔、遴选或招聘委员会。

晋升选拔委员会的主要工作，是要公正评核所有合资格人选的晋升资格，以选出最优秀的人员晋升。晋升选拔委员会必须准确核实合资格人员的数目。把不合资格人员加入考虑之列或遗漏合资格的人员均属严重错失。有一宗个案，委员会发现晋升选拔委员会错把一名正放取辞职前休假的人员加入考虑。在另一宗个案中，有候选人员就其被书面警告提出上诉，部门却误以为纪律研讯仍在进行，建议让该人员继续署理职位以方便行政。经审视后，委员会信纳前者纯属疏忽，后者则是部门对规管委任的相关指引有所误解。两宗个案虽然都没有对晋升选拔委员会的建议造成无法补救的结果，委员会认为并要求有关部门日后须更谨慎审视候选人资格。

根据《聘任工作指引》第 3.21 段，若合资格人员数目众多，晋升选拔委员会可因应晋升职级的职务拟定筛选准则，把合资格人数筛选至较易处理的水平。但是，若有个别人员表现突出，即使该人员只符合资格准则而不符合筛选准则，晋升选拔委员会也不应因其不符筛选准则而不予考虑。委员会一直促请各局 / 部门审慎拟订筛选准则。除了要考虑所订准则与以往采纳的是否一致外，仍须考虑当前职位空缺情况和经采纳准则带来的实际效果。

年内其中一个晋升选拔委员会接纳了我们先前的建议，决定引进新的筛选准则，把合资格人数筛选至较便处理的水平，作详细考虑。晋升选拔委员会所采纳的筛选准则，兼顾了空缺数目和晋升职级职责所需的经验和阅历，大大提升了晋升选拔委员会的效率，在须依时提交晋升选拔委员会报告方面，情况也有显著改善。另一晋升选拔委员会考虑到空缺数目增加，加上要配合接任计划需要，决定放宽先前采用的筛选准则，扩大了筛选人数。委员会对晋升选拔委员会所作的判断表示赞同。有另一宗个案，晋升选拔委员却未有充分考虑年内发生的改变，决定继续沿用过往的筛选准则。委员会发现在是次晋升选拔工作，该委员会破格考虑了为数不少年资未达筛选准则的人员，并以他们表现特别出色为理由推荐他们加速晋升。由此看来，采用年资来筛选候选人似乎再无需要。另有一些晋升选拔委员会除了年资外，还额外加上人员的工作表现评级作为筛选准则。由于员工的表现和能力已是《公务员事务规例》订明的既定选拔准则，以人员的整体工作表现评级作为额外筛选准则未必恰当。毕竟人员所得的评级必须与整份工作表现报告的评核一并全面考虑，何况表现评级也只是晋升选拔委员会考虑的众多因素之一。在另一宗个案中，虽然合资格人员数目不算很大，但晋升选拔委员会仍选择采用筛选准则，为六个空缺筛选出十名入围人员。这做法似乎有欠理据，也不利良性竞争。委员会已建议有关部门在日后的晋升选拔工作检讨筛选准则是否合适。

虽然没有明文规定， 但晋升选拔委员会在推荐署理职位以方便行政的任命或决定有关任命的优先次序时，通常会按建立已久的原则，给予前一次晋升选拔委员会的建议适当比重。各局 / 部门必须每六个月定期检视长期的署任安排，有关署任人员的任命也须在进行晋升选拔工作时重新检视。已透过之前的遴选获任命长期署任的人员，与当前晋升选拔工作中的其他合资格人员相比，一般会获优先考虑。虽然年内晋升选拔委员会提出的建议都能大致依循这个原则，但我们也发现一些偏离这个惯常做法的个案。在这几宗个案中，晋升选拔委员会建议所有获选人员在同一日晋升，却没有考虑当中有些人员是获上次晋升选拔委员会推荐而正在署任的。按照适当比重原则，这些人员的晋升日期，理应早于新获推荐的人员。相关晋升选拔委员会应委员会的要求，经再作考虑后，已将建议作出适当修订。委员会建议有关部门向日后的晋升选拔委员会 / 遴选委员会说明这个指导原则和理由。

委员会不时向各局 / 部门提出意见和建议，以改善晋升选拔委员会撰写报告的质素。去年，委员会留意到一些质素有所改善的报告，另有一些报告能保持一贯的高水平，令人满意。我们发现所有具优质报告都有共通之处，就是能清楚详细交代晋升选拔委员会经参考个别候选人员评核报告后所作的考虑。报告就实力相若人员的优劣所作的比较，清晰而全面，并辅以实证加以解释，为晋升选拔委员会的建议提供有力依据。有一个部门因应委员会先前提出的意见，在个别候选人员评审表格的撮要增添了他们在工作表现上较充实的内容。委员会已致函嘉许有关部门。

委员会在其他个案中仍发现一些不足的地方。常见的是，在候选人员的个别评审表格内所提供的工作表现撮要过于简短和笼统，没有明确指出有关人员有哪些弱点妨碍其晋升。另有个案，晋升选拔委员会在撮述获推荐与不获推荐人员的工作表现时，使用了不同的格式，但没有交代原因。又另一宗个案，委员会发现有部分候选人员的工作表现撮要，其评核报告所载的不足和须予改善的评语没被撮述。我们已提醒各局 / 部门要确保工作表现撮要能如实及兼收评核报告所述的优点和弱点，并以相同划一格式撰写，以便晋升选拔委员会公平审议所有候选人员。

晋升选拔委员会对不获推荐人员的评语往往流于简短，意思都是指他们不及获推荐人员优秀和 / 或遴选竞争十分激烈。由于需要部门作出补充，延长了委员会作出意见的时间。在一宗个案，晋升选拔委员会在仍有空缺的情况下，虽然认同部分合资格候选人员在评审期内表现优秀，却没有选拔有实力相若的人员，也没有说明在仍有空缺的情况下，为何不能给予这些人员机会在较高职级测试其能力。在另外一个案中，晋升选拔委员会在比较实力相若人员的优劣时，只是计算人员在才能评级得分的总和，而没有作出任何具体和有评鉴性的评核。委员会秘书处需用额外时间要求晋升选拔委员会提供更多理据作出补充。我们已提醒有关的局 / 部门留意上述不足之处，期望他们日后有所改善。

根据《聘任工作指引》，假如晋升选拔委员会主席或成员作出申报，在评审任何合资格人员时可能有利益冲突，则聘任当局应考虑所涉关系的亲疏程度，以及相关的实际 / 可被视为构成利益冲突的情况，然后决定是否有需要更改晋升选拔委员会的组合；若否，则暂时避席或不参与评审有关候选人员的做法是否足够。

委员会已建议聘任当局在处理利益冲突的申报时，应以审慎保守为上。经多年来向各局 / 部门提供建议和意见，委员会欣悉各局 / 部门在处理利益申报时大致都能提高警觉，作出适当的决定以避免利益冲突的情况，并符合公务员事务局所发的指引。

可是，在一项晋升选拔工作中，委员会注意到，一名原本获委任为晋升选拔委员会成员的人员，连续两次在晋升选拔工作作出与一些候选人员关系密切的相同申报，因而需要撤换。鉴于该部门的聘任当局对其申报的关系仍然有所顾虑，我们已建议该部门考虑日后的晋升选拔工作是否适宜再委任该人员为成员。在另一宗个案，晋升选拔工作的报告显示，同一名晋升选拔委员会成员在连续两次的晋升选拔委员工作中作出相同的利益申报，但部门处理申报的做法却不一致。有见及此，委员会已要求该部门检视其申报程序，日后在处理申报事宜上审慎行事。