對晉升選拔個案的意見

用人以才是優秀公務員隊伍的基石。委員會審議晉升選拔建議時，是以品格、才幹、經驗，以及任何所需具備的資歷，作為晉升的指定準則。人員須展示在各方面都能勝任，才可獲晉升。公務員要獲得晉升，必須靠自己的能力賺取得來。晉升不是既有的權利，也不是對長期服務者的獎勵，而是肯定獲選人員有能力履行較高職級職務的要求。委員會協助政府確保獲晉升的人員具備出色的才幹和潛質。不用多說，甄選過程必須公平客觀，而所有合資格人員的晉升資格都能得到充分和公平的考慮。

就委員會秘書處職員審視晉升選拔建議的工作，委員會訂立了相當高的標準。我們必須確保晉升選拔工作程序妥當，並完全遵守《公務員事務規例》及有關晉升選拔的規則和程序。年內，委員會喜見各局 / 部門在遵行有關規定方面，都能維持高水平的表現。不過，部分個案仍有改善空間。我們已把觀察所得和意見告知有關的局 / 部門，並選取一些值得留意的個案作出說明，也藉此提醒各局 / 部門多加注意。

為了讓合適而又有能力的人員發揮潛能，履行更高職位的職責，為市民服務，各局 / 部門應善用所有職位空缺，讓優秀的人員盡早獲得晉升。《聘任工作指引》第3.5(a)和3.42段載述在進行晉升選拔工作時如何釐定晉升和署任職位空缺數目，以及晉升生效日期的一般原則和方法。當前評核周期內預計出現的空缺應計算作晉升職位空缺。倘若在編制以外或有時限職位的開設期屆滿前會有足夠的常額編制職位空缺吸納有關的晉升者，則該等編制以外或有時限職位亦應計算作晉升職位空缺。只要確定在編制以外 / 有時限職位的開設期屆滿前會出現常額編制職位空缺，則有關職位空缺應在即將進行的晉升選拔工作中計算作晉升職位空缺。部門 / 職系首長沒有酌情權選擇何時或是否把某職位計算作晉升職位空缺，並須在進行晉升選拔工作前，向所屬的常任秘書長尋求政策支持，以填補所有晉升職位空缺(假如公務員事務局為有關職級的聘任當局，則亦須向公務員事務局尋求政策支持)。至於能否推薦足夠晉升人員填補所有空缺，則須由晉升選拔委員會經商議後決定。除當前評核周期的空缺外，各局 / 部門亦應確定在下一個評核周期的首六個月內預計出現的空缺數目，以便能預先計劃如何填補有關空缺（例如透過長期署理職位以方便行政¹³ 或短期署理職位以作填補）。

在進行晉升選拔工作前，首要要求是根據上述規則準確計算空缺數目。如錯誤計算空缺數目，須即時改正，以免影響晉升選拔委員會的建議。儘管已有指引規定，在編制以外或有時限職位的開設期屆滿前會有足夠的常額編制職位空缺吸納有關晉升者的情況下，該等職位亦應計算作晉升職位空缺，但委員會仍在四份晉升建議中發現在計算空缺數目上出錯。在兩宗個案中，部門接獲委員會秘書處查詢後作出修正，並將數名晉升者的晉升生效日期提前；而在另一宗個案中，部門在重新尋求政策支持後，再多幾名人員獲推薦晉升。如晉升選拔委員會一早得知準確的空缺數目，獲推薦晉升人員的晉升日期便能早些生效。在後者的個案，部門還漏報了一些有時限職位空缺數目；該等空缺原本可供可推薦人員署任，以測試他們能否勝任。委員會已提醒有關部門，須嚴格遵守相關指引，並在計算晉升和 / 或署任職位空缺數目時更為審慎。

在另一些個案，委員會發現有關部門在尋求政策支持以填補晉升職位空缺方面似乎有些混亂。在一項晉升選拔工作中，有關部門取得政策支持以填補一個相應晉升職位空缺，但截至晉升選拔委員會的召開當日，這類空缺其實有兩個。在另一個案中，雖然委員會過往已有提示，但部門在尋求政策支持時，仍然把數個只可作署任安排的預計職位空缺錯誤計算為晉升職位空缺。雖然該晉升選拔委員會最終沒有推薦候選人員填補有關空缺，但如果部門向政策局尋得的支持大過確實的空缺數量，而晉升選拔委員會在不知情下選拔了等量的人員晉升，就會導致員額超出編制。委員會已提醒有關部門日後應提高警覺。

在另一宗個案中，委員會發現獲推薦晉升或候補署理職位以方便行政的人員數目，遠超晉升選拔委員會報告中所載的空缺數目，但報告未作任何解釋，直至委員會秘書處查詢後，晉升選拔委員會才解釋推薦名單是用以填補一些可能出現的空缺。雖然晉升選拔委員會擬備晉升或署任候補名單的做法並無不妥，但報告應詳細交代清楚有關的空缺情況，好讓委員會審閱，而無須花費額外時間要求部門澄清。

晉升選拔委員會一般應在上一個評核周期完結日起計六個月內召開。各局 / 部門應在召開晉升選拔委員會會議後兩個月內把晉升選拔委員會報告提交委員會審議。延遲召開晉升選拔委員會或延遲提交晉升選拔委員會報告，不但不利各局 / 部門善用人力資源以確保運作有效和具效益，還會影響各局 / 部門的人員培育計劃及就建議晉升 / 署任人員所需的調職安排。年內，各局 / 部門整體都能依時完成晉升選拔工作，委員會對此感到滿意。雖然 2019 冠狀病毒病疫情帶來前所未見的挑戰，令政府需實施保持社交距離措施和安排公務員在家工作，見到各局 / 部門仍能盡力按預定的日程進行晉升選拔工作，委員會倍感欣慰。至於少數逾期提交報告的個案，委員會明白有關部門是忙於執行防疫抗疫工作，致令晉升選拔工作稍有延遲。

晉升選拔工作若涉及大數量合資格人員，晉升選拔委員會或須召開多次會議進行審議才能得出結論，類似情況並不罕見。遇到這樣的情況，有關會議相隔的時間應盡量縮短，以確保晉升選拔委員會能在保持程序完整公正的前提下在合理時間內作出決定。在一項晉升選拔工作中，晉升選拔委員會安排了七個半天會議，橫跨了兩星期時間。委員會明白晉升選拔委員會的成員工作繁忙，要編排全部成員都能出席會議的時間或有實際困難，但委員會認為部門應給予晉升選拔的工作適度的優先。

在一項晉升選拔工作中，委員會對於有一名行將退休的人員獲委任為晉升選拔委員會的成員，參與物色合適人員接任他騰出的空缺表示質疑。問題在於該人員其後獲建議繼續受僱。雖然該人員在晉升選拔委員會舉行時尚未提交繼續受僱申請¹⁴ ，但委任該人員加入晉升選拔委員會或會引起潛在 / 可被視為構成利益衝突。因應委員會對這宗個案的關注，公務員事務局在二零二零年三月向各局 / 部門發出補充指引，訂明除非得到有關局 / 部門的確認，有關職級並不預期需要推行繼續受僱計劃，否則不應委任行將退休的人員加入晉升選拔、遴選或招聘委員會。

晉升選拔委員會的主要工作，是要公正評核所有合資格人選的晉升資格，以選出最優秀的人員晉升。晉升選拔委員會必須準確核實合資格人員的數目。把不合資格人員加入考慮之列或遺漏合資格的人員均屬嚴重錯失。有一宗個案，委員會發現晉升選拔委員會錯把一名正放取辭職前休假的人員加入考慮。在另一宗個案中，有候選人員就其被書面警告提出上訴，部門卻誤以為紀律研訊仍在進行，建議讓該人員繼續署理職位以方便行政。經審視後，委員會信納前者純屬疏忽，後者則是部門對規管委任的相關指引有所誤解。兩宗個案雖然都沒有對晉升選拔委員會的建議造成無法補救的結果，委員會認為並要求有關部門日後須更謹慎審視候選人資格。

根據《聘任工作指引》第 3.21 段，若合資格人員數目眾多，晉升選拔委員會可因應晉升職級的職務擬定篩選準則，把合資格人數篩選至較易處理的水平。但是，若有個別人員表現突出，即使該人員只符合資格準則而不符合篩選準則，晉升選拔委員會也不應因其不符篩選準則而不予考慮。委員會一直促請各局 / 部門審慎擬訂篩選準則。除了要考慮所訂準則與以往採納的是否一致外，仍須考慮當前職位空缺情況和經採納準則帶來的實際效果。

年內其中一個晉升選拔委員會接納了我們先前的建議，決定引進新的篩選準則，把合資格人數篩選至較便處理的水平，作詳細考慮。晉升選拔委員會所採納的篩選準則，兼顧了空缺數目和晉升職級職責所需的經驗和閱歷，大大提升了晉升選拔委員會的效率，在須依時提交晉升選拔委員會報告方面，情況也有顯著改善。另一晉升選拔委員會考慮到空缺數目增加，加上要配合接任計劃需要，決定放寬先前採用的篩選準則，擴大了篩選人數。委員會對晉升選拔委員會所作的判斷表示贊同。有另一宗個案，晉升選拔委員卻未有充分考慮年內發生的改變，決定繼續沿用過往的篩選準則。委員會發現在是次晉升選拔工作，該委員會破格考慮了為數不少年資未達篩選準則的人員，並以他們表現特別出色為理由推薦他們加速晉升。由此看來，採用年資來篩選候選人似乎再無需要。另有一些晉升選拔委員會除了年資外，還額外加上人員的工作表現評級作為篩選準則。由於員工的表現和能力已是《公務員事務規例》訂明的既定選拔準則，以人員的整體工作表現評級作為額外篩選準則未必恰當。畢竟人員所得的評級必須與整份工作表現報告的評核一併全面考慮，何況表現評級也只是晉升選拔委員會考慮的眾多因素之一。在另一宗個案中，雖然合資格人員數目不算很大，但晉升選拔委員會仍選擇採用篩選準則，為六個空缺篩選出十名入圍人員。這做法似乎有欠理據，也不利良性競爭。委員會已建議有關部門在日後的晉升選拔工作檢討篩選準則是否合適。

雖然沒有明文規定， 但晉升選拔委員會在推薦署理職位以方便行政的任命或決定有關任命的優先次序時，通常會按建立已久的原則，給予前一次晉升選拔委員會的建議適當比重。各局 / 部門必須每六個月定期檢視長期的署任安排，有關署任人員的任命也須在進行晉升選拔工作時重新檢視。已透過之前的遴選獲任命長期署任的人員，與當前晉升選拔工作中的其他合資格人員相比，一般會獲優先考慮。雖然年內晉升選拔委員會提出的建議都能大致依循這個原則，但我們也發現一些偏離這個慣常做法的個案。在這幾宗個案中，晉升選拔委員會建議所有獲選人員在同一日晉升，卻沒有考慮當中有些人員是獲上次晉升選拔委員會推薦而正在署任的。按照適當比重原則，這些人員的晉升日期，理應早於新獲推薦的人員。相關晉升選拔委員會應委員會的要求，經再作考慮後，已將建議作出適當修訂。委員會建議有關部門向日後的晉升選拔委員會 / 遴選委員會說明這個指導原則和理由。

委員會不時向各局 / 部門提出意見和建議，以改善晉升選拔委員會撰寫報告的質素。去年，委員會留意到一些質素有所改善的報告，另有一些報告能保持一貫的高水平，令人滿意。我們發現所有具優質報告都有共通之處，就是能清楚詳細交代晉升選拔委員會經參考個別候選人員評核報告後所作的考慮。報告就實力相若人員的優劣所作的比較，清晰而全面，並輔以實證加以解釋，為晉升選拔委員會的建議提供有力依據。有一個部門因應委員會先前提出的意見，在個別候選人員評審表格的撮要增添了他們在工作表現上較充實的內容。委員會已致函嘉許有關部門。

委員會在其他個案中仍發現一些不足的地方。常見的是，在候選人員的個別評審表格內所提供的工作表現撮要過於簡短和籠統，沒有明確指出有關人員有哪些弱點妨礙其晉升。另有個案，晉升選拔委員會在撮述獲推薦與不獲推薦人員的工作表現時，使用了不同的格式，但沒有交代原因。又另一宗個案，委員會發現有部分候選人員的工作表現撮要，其評核報告所載的不足和須予改善的評語沒被撮述。我們已提醒各局 / 部門要確保工作表現撮要能如實及兼收評核報告所述的優點和弱點，並以相同劃一格式撰寫，以便晉升選拔委員會公平審議所有候選人員。

晉升選拔委員會對不獲推薦人員的評語往往流於簡短，意思都是指他們不及獲推薦人員優秀和 / 或遴選競爭十分激烈。由於需要部門作出補充，延長了委員會作出意見的時間。在一宗個案，晉升選拔委員會在仍有空缺的情況下，雖然認同部分合資格候選人員在評審期內表現優秀，卻沒有選拔有實力相若的人員，也沒有說明在仍有空缺的情況下，為何不能給予這些人員機會在較高職級測試其能力。在另外一個案中，晉升選拔委員會在比較實力相若人員的優劣時，只是計算人員在才能評級得分的總和，而沒有作出任何具體和有評鑑性的評核。委員會秘書處需用額外時間要求晉升選拔委員會提供更多理據作出補充。我們已提醒有關的局 / 部門留意上述不足之處，期望他們日後有所改善。

根據《聘任工作指引》，假如晉升選拔委員會主席或成員作出申報，在評審任何合資格人員時可能有利益衝突，則聘任當局應考慮所涉關係的親疏程度，以及相關的實際 / 可被視為構成利益衝突的情況，然後決定是否有需要更改晉升選拔委員會的組合；若否，則暫時避席或不參與評審有關候選人員的做法是否足夠。

委員會已建議聘任當局在處理利益衝突的申報時，應以審慎保守為上。經多年來向各局 / 部門提供建議和意見，委員會欣悉各局 / 部門在處理利益申報時大致都能提高警覺，作出適當的決定以避免利益衝突的情況，並符合公務員事務局所發的指引。

可是，在一項晉升選拔工作中，委員會注意到，一名原本獲委任為晉升選拔委員會成員的人員，連續兩次在晉升選拔工作作出與一些候選人員關係密切的相同申報，因而需要撤換。鑑於該部門的聘任當局對其申報的關係仍然有所顧慮，我們已建議該部門考慮日後的晉升選拔工作是否適宜再委任該人員為成員。在另一宗個案，晉升選拔工作的報告顯示，同一名晉升選拔委員會成員在連續兩次的晉升選拔委員工作中作出相同的利益申報，但部門處理申報的做法卻不一致。有見及此，委員會已要求該部門檢視其申報程序，日後在處理申報事宜上審慎行事。