表現管理及員工培育

政府的良好管治，需要有一支優秀的公務員隊伍，也有賴一支積極進取、精益求精的工作團隊，才可以提供有效服務。委員會支持政府訂立培育員工的人力資源管理策略，以推動全體公務員合力實現政府構建的目標。

為了讓公務員充分發揮表現和潛能，政府需要建立一套管理公務員隊伍表現的制度。良好的表現管理制度不但有助管方作出客觀公正的評核，確保員工能得到坦誠和有用的意見，更可用作確定員工培訓需要的管理工具。委員會就員工評核的工作，包括評核報告所用的表格，向部門首長和職系管方提出意見，是恰如其分的。為保持評級標準一致、客觀和易於比較，預設的評級表內每個評級都應有清晰定義，讓評核人可明確指出受評人的表現是否符合、超越還是遜於工作的要求。晉升能力的評級表也應如此。各項評級應該保持一致，讓晉升選拔委員會就評估人員的晉升能力有可靠的依據。年內委員會發現一些評級不一致的個案，特別邀請公務員培訓處與五個部門合作，檢視該等部門評核報告表格的設計和評級表，並為另外兩個部門安排培訓課程，協助督導人員和部門管方提升管理表現的技巧。委員會注意到，各個專業或技術職系會委任不同職級的人員擔任職系主管，委員會已要求公務員培訓處為擔任職系主管的人員制訂專設的人力資源培訓課程，讓他們增進人事管理的專業知識，以履行他們的職責。委員會欣悉公務員培訓處已於二零二一年一月為部門職系主管舉行第一次研討會，分享良好的人力資源管理措施。公務員培訓處承諾會繼續舉辦這類研討會。

與此同時， 公務員培訓處在二零二零年繼續開辦管理員工表現工作坊，並因應保持社交距離措施所需，把部分工作坊改為在網上舉行。據悉，該處已為各級人員舉辦超過 20 個培訓課程和推出兩個網上學習平台，以便他們獲取或更新有關工作表現管理原則和撰寫表現評核報告技巧的知識。此外，該處又安排了約 22 個切合各局 / 部門人員需要的工作表現管理培訓班 / 簡報會，並為 23 個局 / 部門舉辦了 35 個以中文或英文撰寫表現評核報告的工作坊。

委員會會繼續留意局 / 部門在管理員工工作表現有否需要改善的地方。以下段落載述部分委員會所提出的意見和建議。

如何管理員工工作表現是人力資源管理策略的重要一環，也是人力資源管理決策的基石。管理員工工作表現是一個雙向溝通和正規的過程，督導人員必須密切監察下屬的表現，適時向他們提供具建設性的意見。因此，管方在員工管理方面必須嚴格依循工作表現評核制度。逾期撰寫評核報告會削弱評核報告的功用，亦會令受評人不能及早知悉其表現優劣的機會，令受評人不能及時作出改善。委員會經常強調，評核報告作為管理員工工作表現的工具，應依時填寫。逾期撰寫評核報告會妨礙管方採取合理的管理措施，也會削弱整個表現管理制度的公信力，更會造成連鎖效應，影響晉升選拔委員會會議的召開，被選拔人員的晉升時間以至整體員工士氣也可能因此受到影響。

二零二零年，由於政府實施在家工作安排，我們發現有較多逾期撰寫的評核報告，但整體上仍可在目標時間內（即評核周期完結後三個月）完成。公務員事務局已按委員會的建議頒布新指引，給予設有評核委員會的職級額外一個月時間完成評核工作。據我們觀察所得，逾期撰寫報告的問題在有關職級已大致得到改善。

我們注意到， 有一個部門會先安排一位「簡簽人」（ 通常是受評人的分部 / 組別主管）評論每一名職系人員的工作表現，才把評核報告交予評核委員會調節評級。作此安排偏離了《工作表現管理指引》訂明的既定三層架構(即評核人、加簽人和覆核人)，整個評核過程也因此而延長。由於簡簽人的角色既不清晰亦非必要，委員會已建議該部門糾正此不合常規的安排。

評核員工工作表現必須坦誠明確和公平客觀。評核過於寬鬆，尤其是涉及數量眾多的員工，往往令人無從識別個別人員表現的優劣，也會令晉升選拔委員會難以從工作表現記錄鑑別真正的優異者，從而作出理據充分的晉升建議。同樣，給予同一職級全部或絕大部分人員相同評級亦極不理想。我們喜見有部門依據委員會的意見，採取措施去解決這個長期存在的問題，在過去數年獲最高評級的評核報告數目得以逐漸減少。但在個別局 / 部門，問題仍持續發生。我們已建議這些局 / 部門，須多加責成督導人員要如實撰寫下屬的評核報告。高層管理人員亦應盡其本分，在有需要時調整評核報告的評級。

在一些最高評級報告比率相對較高但又沒有設立評核委員會的職級，覆核人的角色尤為重要。由於他們熟知有關職級的職責和工作要求，由他們訂定工作表現評核標準，用以衡量和評核人員的個別表現，最為恰當。他們有責任對任何不當的評級作出調整，然後把有關調整告知相關督導人員，並應指導他們採用適當的評核標準。在一項晉升選拔建議中，委員會注意到，兩位督導人員對受評人作出不同、甚至似乎相反的評核，惟覆核人在評語中對他們的評核均表示同意，令人難以理解。這種模稜兩可的評語對受評人全無幫助，也反映有關人員不盡明白作為覆核人的職責。我們已要求部門首長給予相關覆核人適當忠告。

在去年進行的多項晉升選拔工作中， 據委員會觀察所得， 督導人員、評核委員會及 / 或覆核人在評核合資格人員的晉升能力時，時有出現不一致的評核。我們不肯定給予不同的評級是由於評級表的說明不清晰，還是評級表設定的級別需要增加，但不管哪種情況，部門或職系首長均需仔細審視，以解決評核不一致的問題。同時，我們已要求這些部門提醒評核委員會及 / 或覆核人，若理據充分，應調整評核報告評級，並在有需要時覆核評核標準。

在另一宗個案，委員會注意到，根據部門採用的評核報告表格，署任較高職級少於六個月的人員，其工作表現會按所署任的職級進行評核；而署任六個月或以上的人員則按其實任職級進行評核。我們認為單憑署任時間的長短來決定所採用的評核標準，做法令人費解，並且理據不清。有關部門承認，評核標準不明確是由於新評核報告表格的設計所致。為確保評核公平恰當，我們敦促各局 / 部門為評核制度推出新措施時要小心慎重。至於這宗個案，委員會已要求該部門徵詢公務員培訓處意見，作出糾正。

評核員工工作表現是評核人與受評人雙向溝通的過程。受評人須獲告之所需改善的地方，而評核人則應如實作出評核。除了要依時撰寫報告外，客觀全面的評核也同樣重要，讓受評人盡早獲得坦誠和有用的意見，從而改善工作表現，力求上進。不過，委員會仍多次觀察到部分督導人員傾向就同一名人員重複作出相同的評核或給予差不多一樣的評語。年內，委員會注意到在兩宗個案中，不同督導人員在同一名試用人員的一連串評核報告中，給予近乎相同的評語。此舉有違工作表現評核制度的目的。沒有清晰描述受評人在指定評核期內的整體工作表現、優點和弱點，而作出相同的評語，反映有關督導人員評核工作的不足。委員會已要求相關部門提醒有關督導人員欠妥之處，並為他們安排適當的進修課程。

設立評核委員會是為了確保同一職級的評核標準一致，以求評級公允。評核委員會的任務是要在評核標準出現差異時校平和調節評核報告的評級。如經常出現評核標準過寬 / 過嚴的情況，有關的局 / 部門適宜成立評核委員會。評核委員會成立後應根據《工作表現管理指引》盡力妥善履行職務。

年內， 委員會欣悉評核委員會的運作大致暢順有效。一個部門的評核委員會已聽從委員會先前的建議，就評核報告的工作表現評級作出實際調整，並清楚註明調整的理由。不過，在另一些個案，我們發現評核委員會的調整未有妥為記錄在案。而有一個部門則沒有把評核委員會的意見存放於受評人的評核報告檔案內。

另一宗個案涉及評核委員會的評核標準。在該部門的晉升選拔工作中，晉升選拔委員會得悉有充分證據顯示有關人員未有按照部門指引執行職務，因此認為該名人員不適宜繼續履行較高職級的職務而終止其署任安排。事實是評核委員會在審視評核報告時，已知道該名人員的情況，理應調整其工作表現評級，以顯示該員的工作表現遠低於有關職級要求達到的標準。委員會建議有關部門在展開下次的晉升選拔工作前，應檢討評核委員會所採用的評核標準，並確保其運作妥當。在另一宗個案，評核委員會雖然知道有關人員工作表現欠佳，卻沒有調整其評核評級，原因是該人員所擔任的職位屬新開設的非主流職位。《工作表現管理指引》載有清晰指引，訂明評核委員會應按評核標準和評核委員會成員對職級工作要求的認識調整評級。委員會已建議有關部門提醒評核委員會需妥善履行職責。如有疑問，評核委員會應徵詢職系或部門首長的意見。

雖然前線管理人員是觀察和評核其下屬工作表現的最佳人選，但職系管方在監督整個職系的管理和發展方面也發揮舉足輕重的作用。某些職系會有許多人員派駐不同局 / 部門工作，職系管方需要與有關部門管方積極聯繫，協調安排，儘管任務艱巨，但極為重要。

職系管方必須具備履行職系管理職能所需的知識和專長。因此，委員會已要求公務員培訓處為職系管方舉辦特定培訓課程。職系管方定期與職系人員進行事業前途發展面談，有助了解他們的發展需要。如要採取管理措施處理表現欠佳的員工，職系管方必須作出果斷決定。在一宗終止聘用個案中，委員會喜見職系管方積極與用戶部門跟進，並向部門提供指引。在另一宗個案，職系管方察覺有關人員的工作表現有轉差迹象時已能及早採取行動，與該人員進行面談，毫不含糊的清楚告知其問題所在，給予指示，並要求該人員必須在有關範疇作出改善。管方亦有警告該人員可能會被終止聘用。雖然職系管方已對該人員加強指導，唯其表現未見進步。職系管方在確認有實質的理據採取管理行動後，決定該人員不宜繼續聘用，並終止其職務。在上述兩宗個案，相關職系管方都能盡早介入，加上迅速果斷採取行動，又妥為記錄有關過程，為終止人員的試用期提供實質理據。委員會對有關職系管方表示讚賞，並把這兩宗個案納入本報告，為其他局 / 部門樹立良好榜樣。

委員會提倡訂定全面的員工發展計劃，包括為各級員工制訂周詳的事業發展職位調派政策和有系統的培訓計劃。完善的員工發展計劃有助提升員工的能力，讓他們作好準備承擔更多不同職責，亦有助建立人才庫，令部門員工能順利接任。委員會認為，職系管方應定期檢討職系人員的培訓和發展需要，讓人員掌握所需技能，應付不斷轉變的服務需求和新挑戰。

雖然繼續受僱安排可作為權宜措施，暫時應付人手短缺的問題，卻不應視為解決接任問題的便捷方法或措施。舉例來說，有一個部門連續兩年在透過公開招聘或內部聘任仍無法聘得足夠人手填補職位空缺，唯有以繼續受僱安排解決人手問題。委員會建議該部門檢討招聘策略，研究措施吸引合適人才。在另一個部門的職系，其接任問題尤其嚴重，委員會理解其特殊情況，因而支持該部門以繼續受僱的安排解決當前人手短缺的問題。我們已促請相關決策局和公務員事務局考慮為理據充分的個案展開職系架構檢討，以提升公務員職系的競爭力。此外，為初級人員提供培訓機會，以及讓具潛質的人員及早嘗試擔任較重大的職責，也應列為接任計劃的措施。