晉升

公務員隊伍以晉升方式填補較高職級空缺，是行之有效的機制，為公務員提供發展事業機會，建立晉升階梯。公務員的晉升以能者居之和公平競爭為原則。甄選過程是建基於才幹、經驗、表現、品格和規定的資歷(如有)等客觀準則。公務員要獲得晉升，必須靠自己的能力爭取得來。晉升不是既有的權利，也不是對長期服務者的獎勵，而是對有能力和表現優秀人員的肯定，他們需要展示在各方面都能勝任較高職級職務的要求才可獲晉升。不言而喻，甄選過程必須穩妥客觀，並確保所有合資格的人員都會得到充分和公平的考慮。

維持公正可信的晉升制度，是吸引和挽留公務員人才的關鍵。委員會提出的意見，有助政府透過透明公正的程序，甄選及推薦最合適的人員晉升。委員會秘書處的工作受《公務員敍用委員會條例》規限，並須遵循委員會訂定的規則和標準。在審視每一項晉升建議時，委員會必須信納晉升選拔工作程序妥當，並遵守所有適用的《公務員事務規例》和指引。為了維持晉升選拔制度公正健全，委員會向公務員事務局建議，在召開晉升選拔會議前，所有合資格候選人員的評核報告必須備妥完成。去年，委員會欣見有關規定繼續得到各局／部門的高度遵從。就數宗情況略為欠妥的晉升個案，我們已直接向有關的局／部門表達意見和建議，並把這些和其他值得注意的個案收錄本章內，讓負責晉升選拔事宜的人員及／或擔任晉升選拔委員會的成員作為參考。

周年評核報告撰寫後，晉升選拔委員會／遴選委員會一般應在上一個評核周期完結日起計六個月內召開。由於2019冠狀病毒病第五波疫情爆發，政府需推行多項防疫抗疫措施，市民和公務員隊伍同受影響。因此委員會與公務員事務局一致同意，給予各局／部門一些彈性，靈活編訂／重新編訂已計劃的晉升選拔工作。雖然在家工作的安排對召開晉升選拔委員會會議帶來一些掣肘，委員會欣悉，在電腦科技輔助下，安全可靠的虛擬會議得以安排，沒有晉升選拔工作被迫取消，各項晉升選拔工作大致能按計劃完成。

為了讓合適而又有能力的人員發揮潛能，出任更高職位，我們鼓勵各局／部門善用所有職位空缺和可作晉升的職位空缺，讓優秀的人員盡早獲得擢升。不論是按何種條款受聘的所有合資格人員，都應獲考慮。即使某空缺不能用作實際升職，亦應進行遴選工作，物色合適人員以署任方式填補有關空缺。此舉適用於有時限和其他可能為期逾六個月的職位空缺，也包括在下一個評核周期首六個月內出現的常額編制職位空缺。職位空缺數目必須準確計算，以免導致員額超出編制。我們在審閱二零二二年晉升選拔建議時，發現有兩個部門在之前一年即使知道有因為退休而出現可供署任的空缺，但卻沒有就填補空缺進行遴選。其中一個部門解釋因有關空缺預期與六個月時限非常接近，認為可以推遲處理。至於另一宗個案，部門管方決定不作遴選的原因是他們認為部分合資格人員在所屬職級的年資較淺，不適合晉升。委員會建議該兩個部門緊記，是否有合適人員或哪些人員可獲選拔，該由遴選委員會／晉升選拔委員會商議決定，管方應遵循《聘任工作指引》的規定，適時進行遴選／晉升工作，讓合適人員填補空缺，以助繼任安排的規劃工作，亦可盡早物色具潛質的人員嘗試出任。

委員會除了關注晉升選拔工作整體上是否按規定辦理，亦十分重視晉升選拔委員會報告的質素。對於優異、可作範例的晉升選拔報告，委員會會對相關的局／部門作出表揚，以資鼓勵。質素優良的報告有一共通點，就是能清楚詳細交代晉升選拔委員會在參考候選人員評核報告後所作的考慮，就實力相若人員的優劣作出清晰而全面的比較，並輔以實證加以說明。

晉升選拔委員會在進行討論和審議期間，除可查閱所有合資格候選人員的評核報告，晉升選拔委員會秘書會就每名候選人員按其工作表現評核報告撰寫摘要，為晉升委員會提供簡便參照，便利晉升選拔委員會的審議工作。因此，工作表現評核摘要必須仔細撰寫，如實反映有關人員最近三年的工作表現。我們在二零二二年審核的746份晉升選拔委員會報告中，注意到某些工作表現評核摘要有欠妥當，以下加以說明。有些工作表現評核摘要過於簡短和籠統，有些卻是逐字複述評核報告的內容。至於牽涉到候選人員的不足，就每每被略去或不見被錄於評核報告內。因此，當看到晉升選拔委員會報告能提供簡明扼要，並清楚羅列候選人員的優點和缺點的評核摘要時，委員會感到分外喜悅。此外，對於有不少部門所提交的晉升選拔委員會報告也見顯著改善，充分反映他們從善如流，回應了委員會早前給予的意見，委員會對此感到欣慰。我們已把部分有代表性的個案轉交公務員事務局，作培訓之用，並知悉這些個案在培訓工作坊用作經驗分享。

晉升選拔委員會／遴選委員會在展開工作前，首要任務是確定空缺數目，並按《聘任工作指引》第3.5(a) 段所訂的規管原則，決定有關空缺可否用作實際晉升或長期署任。多年來，委員會一直主張各局／部門管方在展開晉升選拔工作前，須先得到政策局批准，並須準確匯報有待填補的空缺數目。錯誤計算或漏計空缺數目，不但無助應付服務和運作需要，亦不利推動員工發展。

去年，有一個部門在徵得所屬政策局許可召開晉升選拔委員會時，漏計了一個因辭職而出現的晉升職位空缺。另有一個部門則因為疏忽，漏報較高職級有空缺後隨之出現的一個署任職位空缺，還有兩個部門少計了可供長期署任的空缺數目。由於及時更正，有關晉升選拔建議最終未受負面影響。無論如何，管方和負責人員都必須充分了解有關計算晉升及／或署任職位空缺數目的指引。

根據《聘任工作指引》第3.21段，在晉升選拔工作時，若符合資格的人員數目眾多，晉升選拔委員會可因應晉升職級的職務擬定篩選準則，下調合資格人數讓晉升選拔委員會較能集中考慮合資格人選，加快工作流程，令行政效率得以提高。篩選準則除應與以往採納的保持一致外，委員會亦建議晉升選拔委員會審慎嚴謹擬訂篩選準則，不應純以空缺數目和合資格人員數目的比例作為考慮因素。晉升選拔委員會亦須緊記，若有個別合資格人員表現突出，即使他們不符合篩選準則，亦應予以考慮。而在每次展開晉升選拔工作時，都應在考慮所有相關因素後，重新檢視是否有需要採用篩選準則，尤其需要顧及須有合理競爭來選出最合適的人員。

我們年前曾建議晉升選拔委員會不要以整體工作表現的評級來篩選候選人員作詳細考慮。首先，候選人員在工作表現評核報告所得的評核，已是《公務員事務規例》訂明而行之有效的選拔準則。因此，不論候選人員所得的評級為何，晉升選拔委員會必須認真細讀。其次，不應單憑評級來評估候選人員是否有能力和適合晉升，因為有關評級必須與評核報告所載的評語通盤考慮。再者，就晉升預設評級水平，可能會令評核工作有失公平客觀，並為評核人添加壓力。在過去一年，我們仍觀察到部分晉升選拔委員會，儘管清楚知道不應遺漏不獲篩選但表現突出的候選人員，但他們仍然採用上述做法。由於這種情況一再發生，我們已致函有關部門，再次提醒他們留意委員會的上述意見。

為了準備召開晉升選拔委員會，晉升選拔委員會秘書負責編製合資格候選人員名單，並提供他們的聘任詳情、評核報告檔案和工作表現評核摘要，供晉升選拔委員會審議。由於這些數據和資料對晉升選拔委員會的工作至為重要，內容必須是準確和經最新核對的。委員會也責成委員會秘書處進行複查，並在有疑問時詢問清楚。事實證明，用上的時間和人力是有必要的，下述個案可作說明。在一宗個案中，儘管一名人員在署任職位以待實任後，已獲確認升任較高職級，但在二零二二年的晉升選拔報告中，仍被列為合資格候選人員。我們在另一宗個案中發現，晉升選拔委員會報告由於手民之誤錯誤輸入一名候選人員的晉升能力評級。至於一些其他個案，在相關晉升選拔工作的委員會報告中，我們亦發現候選人員的年齡、工作表現評級、聘用條款和退休計劃等有錯漏。這些人為錯誤都是因粗心大意而造成的。雖然此類工作性質單調瑣碎，負責的人員應以專業態度履行其職務，不應馬虎了事。類似錯誤令部門尷尬，也可能會削弱晉升選拔委員會的公信力。經委員會秘書處查詢後，有關錯漏已獲更正，經晉升選拔委員會闡釋後，委員會最終接納其建議。在以上個案額外查詢和多花的時間是絕對可以避免的。委員會已提醒有關部門加強警覺，確保向晉升選拔委員會和本委員會提供的所有數據和資料均正確無誤，維持晉升選拔工作穩妥無礙。

《聘任工作指引》第3.27和3.30段訂明，晉升選拔委員會應主要依據評核報告內所載有關人員在過往一段期間的工作表現進行審議。傳聞或未經證實的評語不應被理會，但晉升選拔委員會成員在商議時，可就個人對候選人員所知作補充和提出對候選人員的意見。由於受評人只知道評核報告的內容，晉升選拔委員會須遵守補充資料不能凌駕評核報告的原則，方可予以接納。

去年，在多份晉升選拔委員會報告中，委員會發現一些有關候選人員表現不足的評語，在評核報告沒有記錄。委員會關注工作表現管理制度的公信力，並已要求管方在完成進行晉升選拔工作後，盡早約見有關人員清楚告知他們不足之處，並作出建議，鼓勵他們作出改進。我們認為，人員表現若有不足，應在評核報告中說明。管方應提醒督導人員須如實全面撰寫評核報告，確切反映下屬的工作表現，讓晉升選拔委員會知悉一切。在有需要時，晉升選拔委員會應向有關評核人或加簽人查問清楚，以便在充分掌握資料的情況下作出決定。

根據既定規則，除非有關人員在能力、操守和品行都是合適，否則不應予以晉升。就人員應否獲得晉升，聘任當局擁有最終的決定權。在考慮獲晉升選拔委員會推薦晉升或署任但因投訴／紀律／刑事個案而正接受調查的人員是否適合晉升時，聘任當局須在公平對待有關人員與維持公務員隊伍誠信之間，審慎求取平衡，然後才作出最終決定。公務員事務局亦訂有指引，供各局／部門在晉升選拔工作中處理投訴／紀律／刑事個案所涉人員時遵從。

有晉升選拔委員會在處理一項晉升選拔建議時，在報告中加入備註，表示一名獲推薦實際升職人員涉及一宗調查中的投訴，有關部門卻沒有表明聘任當局有否覆檢該項獲推薦晉升的建議。聘任當局在委員會秘書處查詢後才作出覆檢，最終決定不接受晉升選拔委員會就該名被投訴人員的建議。委員會已提醒該部門，處理晉升選拔建議時必須謹慎，並須嚴格遵從公務員事務局的指引。根據現行規則，晉升選拔委員會一般不會獲告知針對候選人員的投訴或涉及候選人的調查行動，好讓晉升選拔委員會能客觀評核所有合資格人員的工作表現和晉升資格，而不受其他因素影響。然而，當晉升選拔委員會提交報告時，委員會期望能獲知會所有投訴，以及聘任當局就是否接納晉升選拔委員會的建議，還是擱置有關建議以待調查有結果的最終決定。